Pour préparer un déménagement de bureau, vous devez chercher à minimiser les perturbations pendant le déménagement. En effet, que vous emménagiez dans un bureau équipé ou dans un espace de coworking avec des installations partagées, la planification, la préparation et la communication sont essentielles. Bien que le déménagement de bureaux puisse être une tâche intimidante, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour vous assurer que tout se passe aussi bien que possible. Voici un guide pratique qui vous aidera à effectuer le déménagement sans stress.

Première étape –  La planification

Lorsque vous avez décidé de déménager, commencez à faire les premières démarches. En principe, vous devez vous y prendre 3 à 6 mois avant la date de votre déménagement.

• Examinez le bail de votre propriété commerciale. En prévoyant de partir plus tôt, vous risquez de perdre votre caution. Vous pourriez également être responsable de tout bris ou dommage à l’espace qui pourrait survenir pendant le déménagement. Veillez à être informé de ce qui se passe.
• Formez une équipe de planification, qui pourra déléguer les tâches et être responsable du processus de déménagement.
• Commencez à obtenir des devis de différentes entreprises de déménagement pour trouver le meilleur service et le meilleur rapport qualité-prix.
• Vérifiez si vous avez besoin d’une assurance déménagement pour les équipements et les machines importants.
• Fixez votre budget de déménagement pour éviter les dépenses excessives.

Deuxième étape – La communication

Après avoir confirmé votre date de déménagement, il est important d’informer les parties internes et externes de votre déménagement à venir.

• Informez votre propriétaire actuel et/ou votre gestionnaire immobilier et donnez-leur un préavis officiel.
• Prévenez tous les membres de votre équipe de la date du déménagement et de la nouvelle adresse du bureau.
• Dressez une liste principale des personnes à qui vous devez envoyer un changement d’adresse.
• Assurez-vous que la liste de vos employés est à jour.
• Assurez-vous que votre liste de clients et de prestataires de services est à jour.
• Veillez à ce que tous les membres de l’équipe sachent à l’avance quelles seront leurs responsabilités.
• Faites une réservation auprès de l’entreprise de déménagement que vous avez choisie.
• Préparez votre service informatique au déménagement et discutez de la technologie nécessaire pour la journée.
• Prévenez vos partenaires, affiliés et fournisseurs locaux du déménagement à venir, en particulier ceux qui seront concernés par votre changement d’adresse et de coordonnées.

À qui envoyer les avis de changement d’adresse ?

• Les clients et les partenaires
• Toute organisation professionnelle à laquelle vous appartenez
• Les services de papeterie
• Les banques et les institutions financières
• Toute société de restauration
• Une entreprise d’eau en bouteille
• Une compagnie de téléphone
• Les entreprises de services de photocopie ou d’impression
• Les compagnies d’assurance
• Tout service de comptabilité
• Votre fournisseur de services Internet
• Tout autre service utilisé par votre entreprise

Troisième étape – Préparation

Il est maintenant temps d’envisager la logistique du déménagement de tous vos équipements de bureau d’un espace à un autre.

• Établissez un plan détaillé de votre nouvel espace.
• Mesurez le nouvel espace de bureau et planifiez la façon dont vous allez organiser les choses.
• Faites l’inventaire du mobilier de bureau existant.
• Adressez-vous à une entreprise de meubles pour tout nouveau mobilier dont vous pourriez avoir besoin.
• Commandez de nouveaux meubles et de la papeterie si nécessaire.
• Prévoyez des installations d’entreposage extérieures si nécessaire.
• Attribuez des codes de couleur à chaque département. Établissez un plan d’étage détaillé et attribuez des autocollants de couleur à chaque section du département.
• Donnez un numéro à chaque employé et ajoutez le numéro correspondant à son bureau et à son équipement.
• Définissez et nommez clairement les zones communes sur votre nouveau plan d’étage.
• Signez tous les documents officiels, les permis et les licences.
• Réservez les places de stationnement et les ascenseurs pour le jour du déménagement.
• Organisez les services de nettoyage de votre bureau actuel et du nouvel espace.
• Finalisez les codes d’accès et la sécurité du nouveau bureau.
• Transmettez un plan d’étage détaillé à vos déménageurs, ou organisez une réunion dans les nouveaux locaux si nécessaire.
• Établissez un plan détaillé du jour du déménagement que votre personnel devra suivre.
• Rédiger une liste de numéros de téléphone d’urgence pour toutes les personnes impliquées dans le déménagement, ainsi que pour l’entretien des ascenseurs et la gestion du bâtiment.

De quoi votre équipe de planification devrait-elle discuter à ce stade ?

• Désignez un membre de chaque équipe pour superviser les responsabilités de son département en matière d’emballage.
• Décidez des procédures et de la disposition des emballages.
• Rédigez une carte indiquant comment se rendre sur le nouveau site, y compris des instructions sur le stationnement, les transports en commun, etc.
• Élaborez un « dossier de déménagement » pour chaque membre du personnel, comprenant le numéro du bureau qui lui a été attribué, un code couleur et des informations sur le nouveau site.
• Déterminez une façon standardisée d’étiqueter les ordinateurs portables, les écrans, les disques durs, les claviers, etc. et informez tout le personnel à ce sujet.
• Veillez à ce que chacun emporte chez lui ses effets personnels et ses appareils.
• Décidez quels représentants resteront sur le site actuel jusqu’à ce que le dernier camion de déménagement soit parti, et qui ira sur le nouveau site pour superviser.
• Demandez à chaque service de vider et d’emballer ou de sceller ses classeurs, etc.
• Veillez à ce que la signalisation par code de couleur et les numéros des bureaux soient clairement disposés et marqués dans le nouvel espace.
• Assurez-vous que les clés, les codes d’accès ou les badges et les informations relatives à la sécurité sont tous disponibles.

Quatrième étape – Le déménagement

Le jour du déménagement, vous devriez vous sentir bien préparé. Nous vous donnons quelques conseils supplémentaires pour que tout se passe bien le jour J.

• Gardez à portée de main votre numéro d’urgence.

• Planifiez des rafraîchissements pour l’équipe de déménagement et les représentants internes.

• Si nécessaire, faites fonctionner la clim pendant le déménagement.

• Demandez que tous les équipements techniques, ordinateurs, téléphones, etc. soient déménagés en premier.

• Veillez à ce que des représentants soient disponibles pour s’assurer que tous les articles codés par couleur sont placés au bon endroit, et que tous les bureaux sont au bon endroit avec leurs boîtes numérotées.

• Fixez une date pour que les lignes téléphoniques et les systèmes soient opérationnels.

Cinquième étape – Installation

Le grand déménagement est terminé ! Il est maintenant temps de mettre les dernières choses en place, afin que vous puissiez reprendre le travail aussi vite que possible.

• Définissez clairement toutes les zones et délimitez-les pour que le personnel puisse les voir.
• Configurez tous les ordinateurs et les équipements techniques.
• Installez les lignes et les systèmes téléphoniques.
• Mettez à jour le site Web de l’entreprise avec les nouvelles informations de contact.
• Créez une nouvelle liste téléphonique.
• Répartir les nouvelles listes téléphoniques et les emplacements des services.
• Effectuez une vérification détaillée des locaux, et signalez tout dommage à l’entreprise de déménagement si nécessaire.
• Assurez-vous que votre assurance a été transférée.
• Vérifier que tous les anciens baux ont été résiliés.
• Confirmer que les dépôts ont été reçus des anciens locaux.
• Récupérer tous les laissez-passer, cartes-clés et clés des anciens locaux et les faire restituer.
• Délivrer de nouveaux laissez-passer, cartes-clés et clés pour le nouveau bureau.
• Contrôler toutes les factures et tous les paiements.
• Organiser l’installation des nouveaux systèmes informatiques.
• Diffuser un communiqué de presse sur votre changement d’adresse.
• Mettez en place un comité de planification pour organiser une fête de bienvenue au bureau.
• Ajoutez une touche spéciale en laissant un « pack de bienvenue » sur le bureau de chaque employé lors de votre déménagement de bureaux.

Félicitations, vous avez réussi !

Après avoir effectué un déménagement sans trop de stress, il est temps de faire une pause et de célébrer ça. Au vu de notre liste, ça ne peut être que réussi!