Externaliser son service de secrétariat médical : comment choisir son prestataire ?

BPO Business Process Outsourcing

La gestion d’un établissement médical nécessite la mise en œuvre d’une stratégie efficace. Il ne faudrait pas oublier que cette structure ne pourra fonctionner correctement sans l’adoption d’un processus de gestion qui pourra fournir des résultats satisfaisants. L’externalisation de certains services représente une solution stratégique à considérer. L’établissement médical peut notamment opter pour le télésecrétariat médical, afin d’assurer les tâches relatives au service de secrétariat. Comment choisir  le prestataire idéal pour assurer cette mission ?

Identifier les besoins en matière de télésecrétariat

De plus en plus d’établissements médicaux se tournent vers l’externalisation pour une meilleure gestion de leurs affaires. Cette solution est un concept qui ne date pas d’hier. En effet, l’externalisation est une technique de gestion qui a fait du chemin depuis sa création.

Un bon nombre d’entreprises a pu trouver des bénéfices intéressants lors de la sélection de cette stratégie de gestion. Pour rappel, l’externalisation d’un service consiste à confier l’accomplissement des tâches relatives à ce service en question, à un prestataire. Ce dernier peut être une agence qui est spécialisée dans le domaine concerné.

Adopter la solution de télésecrétariat c’est avoir sous la main un professionnel qui pourra assurer diverses opérations. Ces dernières seront en adéquation avec les besoins de l’établissement médical. Afin de disposer d’un service de télésecrétariat performant, il est essentiel que l’établissement en question identifie en premier lieu ses réels besoins en la matière.

Cette étape est cruciale dans le sens où si ces éléments ne sont pas déterminés, il sera compliqué de fixer les objectifs nécessaires, et de mettre en place le plan d’action le plus efficace. Un diagnostic des moyens à la portée de l’établissement médical, mais aussi de ses besoins et ses faiblesses en termes de secrétariat est indispensable.

Prendre en compte la structure de l’agence

Le prestataire qui prendra en charge la mission de télésecrétariat devra notamment être capable de réaliser les demandes de son client. Ces dernières seront énumérées dans le cahier des charges. Afin de savoir si le professionnel est le collaborateur idéal à sélectionner, prendre en compte sa structure reste une chose essentielle à faire.

Dans le cadre de la quête d’un partenaire en télésecrétariat médical, il est important de noter si l’agence candidate possède une taille qui correspond au volume de travail qui lui sera confié. En général, sur le marché des professionnels, dans le secteur du télésecrétariat, il existe 3 types de structures :

1ère structure : la petite agence

Le prestataire appartenant à cette catégorie propose une équipe d’environ une dizaine de secrétaires médicales. Ces téléopérateurs pourront orienter et conseiller les patients.

2nde structure : la secrétaire médicale indépendante

C’est le plus souvent une personne qui travaille avec 3 ou 4 médecins. Ce prestataire maîtrise les consignes des praticiens avec qui il collabore. Il connaît également leurs patients.

3e structure : le call center

Cette troisième structure comprend un important nombre d’agents qui pourront assurer la prise en charge des tâches de télésecrétariat. Les horaires de travail peuvent être plus flexibles, et la capacité de réponse sera d’une grande envergure.

Considérer l’expertise, les moyens et les tarifs du prestataire

L’externalisation est une collaboration, ou encore, un partenariat, qui sera convenu entre deux professionnels, qui ont chacun leurs particularités. Dans le cadre de la sélection du prestataire pour la fonction de télésecrétariat médical, considérer les quelques points suivants est fortement recommandé :

  • Son expertise : le prestataire devra tout de même présenter une maîtrise satisfaisante de son domaine d’activité.
  • Ses moyens : le professionnel aura tout intérêt à posséder tous les moyens nécessaires (personnel, infrastructures…) pour accomplir son travail.
  • Ses tarifs : les prix proposés par le prestataire devront attirer l’attention de l’établissement médical. Il faudra voir si les tarifs correspondent au budget de l’entreprise, et aux prix appliqués sur le marché du télésecrétariat.