Les entreprises modernes dépensent des sommes astronomiques dans le déploiement de solutions numériques et l’installation d’équipements informatiques importants. Bien que cela représente un investissement important, de nombreuses entreprises ont tendance à oublier les coûts liés à la maintenance de ces derniers. En effet, la maintenance informatique fait aujourd’hui partie des éléments indispensables dans toute stratégie entrepreneuriale. A l’heure où tout est relié au numérique, il est primordial d’accorder un budget conséquent pour protéger le parc informatique des attaques mais également des risques d’endommagement.
Comment calculer le prix d’un contrat de maintenance informatique ? Dans cet article, nous vous livrerons les tarifs approximatifs pour votre contrat de maintenance informatique. Nous tenterons également de vous fournir les caractéristiques à privilégier lors de la signature du contrat (que ce soit pour l’entreprise de maintenance ou pour le client).
Qu’est-ce que la sous-traitance informatique ?
La sous-traitance en maintenance informatique est le fait de confier l’ensemble ou une partie des activités liées à l’entretien des équipements informatiques d’une entreprise. Les prestations de la société de maintenance peuvent être diverses notamment le développement de logiciels, la maintenance des systèmes, le support technique, la gestion des réseaux et d’autres services liés à l’informatique.
Chaque entreprise a le choix de choisir les prestations qu’elle souhaite implémenter en fonction de ses besoins ou de son budget.
Les avantages de la sous-traitance informatique
Avec la démocratisation du numérique au sein des entreprises, il est devenu indispensable de faire appel à une société de maintenance afin de garantir le bon fonctionnement des équipements informatiques. En effet, la sous-traitance offre de nombreux avantages considérables comme la réduction des coûts, la flexibilité opérationnelle ou la possibilité de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée en déléguant la maintenance à des experts.
La sous-traitance donne également l’opportunité d’avoir l’accompagnement d’une équipe spécialisée qui pourra prodiguer des conseils ciblées sur la gestion du parc informatique.
Les différents types de facturation de maintenance
Il existe différents types de maintenance et la facturation peut également varier d’une activité à une autre. Les besoins du client et le budget alloué à la maintenance sont aussi à prendre en considération. Ainsi, on peut trouver 3 types de facturation pour la maintenance informatique :
- La facturation mensuelle ou annuelle : ce type de facturation s’adresse principalement aux entreprises qui disposent d’un accompagnement sur le long terme. Ce type de facturation comprend par ailleurs toutes les prestations de maintenance et couvre l’intégralité des interventions. Par ailleurs, certains contrats prennent aussi en compte les frais de déplacement. Il s’agit d’une solution rentable si l’entreprise client détient un grand nombre d’appareils numérique ou si elle est spécialisée dans un secteur IT
- La facturation à l’heure ou à la prestation : ce type de facturation s’adresse aux entreprises qui ont besoin d’un accompagnement sur le court terme avec des réparations mineures et basiques.
- Les tickets de maintenance : ce type de facturation s’adresse aux entreprises qui ne disposent pas du budget pour avoir une facturation annuelle ou mensuelle. Il existe un pack de tickets virtuels et chaque ticket correspond à une heure d’intervention ou à une prestation donnée. Le ticket sera déduit à chaque utilisation jusqu’à épuisement et renouvellement du pack.
Comment facturer un contrat de maintenance informatique ?
La première règle lors de la rédaction d’un contrat de maintenance informatique est de faire preuve de transparence afin d’éviter des mauvaises surprises. Pour facturer un contrat de maintenance, il est essentiel de prendre en considération divers facteurs notamment :
- les services : lors d’un contrat de maintenance, il est important de mentionner clairement les services inclus dans la prestation. Il peut s’agir d’une maintenance préventive, corrective ou curative. Il peut également s’agir d’une prestation de support technique, d’une mise à jour logicielle ou tout autre type de maintenance. N’hésitez pas à mentionner les interventions supplémentaires (qu’elles soient gratuites ou payantes).
- Définir les périodes de facturation : il faut savoir qu’un contrat diffère d’un autre dans sa temporalité. Veillez dans ce cas à mentionner la période de maintenance (trimestrielle, annuelle ou mensuelle) à l’avance afin d’éviter un quiproquo.
- Établir une tarification claire et transparente : il est essentiel de mentionner le tarif de la prestation de manière transparente. Vous pouvez choisir d’opter pour une tarification à l’heure ou un forfait fixe, cela dépend du type de maintenance et des accords signés avec le client.
- Rédiger un rapport détaillé : cela permet de mettre en lumière la nature des prestations à faire afin de prouver votre implication et éviter les malentendus.
- Définir les délais de paiement : après avoir établi une communication claire entre les deux parties prenantes du projet, il est essentiel de définir les délais et les échéances du paiement. L’entreprise de maintenance peut exiger un paiement à l’avance tandis que d’autres peuvent choisir d’être payés à la fin de l’intervention ou encore opter pour un paiement échelonné
Comment calculer une prestation de maintenance informatique ?
Le prix d’une prestation de maintenance informatique dépend de plusieurs facteurs internes et externes. Il est d’abord essentiel de prendre en considération le volume des travaux de maintenance. Ensuite, il y a la taille et l’activité de l’entreprise. Le tarif de maintenance pour une grande firme n’est certainement pas le même que pour une start-up ou une PME. Enfin, chaque entreprise a un budget bien défini pour la maintenance informatique. De manière générale, pour établir le tarif d’une prestation de maintenance, il est important de prendre en compte les coûts directs et indirects. Cela concerne principalement les salaires, les frais de déplacement, les licences logicielles ainsi que d’autres frais indirects comme les assurances, etc.
D’un autre côté, le choix du forfait de maintenance varie d’un contrat à un autre et peut même changer les tarifs d’une prestation de maintenance. Il peut s’agir d’un forfait annuel, mensuel ou à l’heure.
Quel est le prix à l’heure d’une prestation de maintenance informatique ?
Comme évoqué plus tôt, le tarif varie en fonction des prestations choisies par le client, de la taille de l’entreprise et du type de contrat convenu et de la zone géographique. De manière générale, une prestation à l’heure en maintenance informatique en France, le prix se situe aux alentours de 60 € mais peut parfois augmenter et atteindre les 80 €.
Comment fonctionne un contrat de maintenance informatique ?
Un contrat de maintenance permet de définir clairement les attentes, les responsabilités et les conditions pour garantir le bon déroulement des interventions. Il est rédigé en fonction des accord établis entre la société de maintenance et son client et est considéré comme un garant des intérêts des deux parties. En effet, le contrat de maintenance contient toutes les informations qui tournent autour de la prestation. Cela inclut les tarifs, les détails des services fournis, la durée de travaux et les conditions, les modalités de paiement et les responsabilités et garanties de chaque partie. Le contrat permet également de trouver des accords amiables en cas d’un changement ou lors d’un litige. En somme, le contrat est un document précieux qui permet de protéger la société de services et le client de toute potentielle problématique.