Une initiative RPA (Robotic Process Automation) ne peut être réussie que si la fondation sur laquelle elle est bâtie est solide. Faire le bon choix d’une RPA infrastructure permet de déployer les étapes d’une implémentation réussie tout en étant essentielle pour prévenir d’éventuels problèmes tout le long du processus de déploiement.
Fournie principalement par UiPath, cette technologie offre des avantages pour l’entreprise quand les processus métier sont bien définis pour une implémentation efficace.
L’infrastructure RPA: qu’est-ce que c’est ?
Elle permet l’automatisation du processus robotique en utilisant un logiciel affecté à une tâche spécifique.
Il s’agit d’une technologie basée sur des robots d’automatisation de processus reproduisant les tâches effectuées par des utilisateurs humains.
La reproduction des tâches effectuées par les utilisateurs humains requiert une connaissance des processus d’exécution par les robots de la RPA infrastructure et ce en étant configurés pour tracer les étapes effectuées par l’utilisateur humain.
Une fois les informations du parcours humain enregistrées, les robots peuvent répéter un ensemble d’actions qu’ils pourront reproduire dans le futur.
Par ailleurs, l’activation du robot se fait grâce à un processus de déclenchement programmable dans la RPA infrastructure résultant en une mise en marche du robot.
Notons qu’il existe des processus métiers plus susceptibles d’être automatisés par rapport à d’autres.
De ce fait, il s’agit d’étudier les caractéristiques propres à chaque processus en vue de déployer une infrastructure RPA opérationnelle.
Les tâches caractéristiques et sujettes à l’automatisation :
Pour une implémentation efficace d’une RPA, les tâches des processus à automatiser doivent être :
- Redondantes et routinières
- Incluant des bases de données numériques
- Sensibles aux anomalies d’origine humaine
- Peu impliquées dans le processus décisionnel
- Sujettes à des règles spécifiques et précises
- Abondantes et hautement prioritaires
- Standardisées et élaborées
Autrement dit, les tâches ne pouvant être automatisées via la RPA sont caractérisées par :
- Une implication humaine importante
- Une gestion de données non digitales
- Un déclenchement sporadique et une faible maturité
- Un ensemble de résultats dépendant de conditions spécifiques.
De ce fait, elle répond efficacement aux besoins d’automatisation de tâches répétitives et chronophages tout en offrant de réelles opportunités de réaliser des économies et de profiter de bien d’autres avantages.
Infrastructure RPA : importance de la gestion des processus métier
Elle héberge des robots d’automatisation devant être configurés et programmés au préalable afin de reproduire des processus.
De ce fait, pour éviter des coûts supplémentaires imprévus et pour gagner du temps dans l’implémentation de cette infrastructure, il s’agit de :
- Réfléchir et analyser les processus à automatiser
- Réviser toutes les étapes des processus
- Optimiser les processus.
Sans ces étapes, l’automatisation risque de porter sur des processus obsolètes.
Il est par ailleurs courant que des entreprises mettent en place une RPA infrastructure sans vision sur le long terme en se contentant d’implémenter celle-ci comme outil d’optimisation sur le court terme.
De ce fait, l’implémentation d’une RPA infrastructure efficace doit être entreprise de manière stratégique en :
- S’attardant sur la compréhension du fonctionnement des processus de l’organisation
- Utilisant les informations récoltées pour circonscrire la portée de cette infrastructure.
Infrastructure RPA : profiter de bénéfices avantageux
Elle performante offre une collaboration synergique entre humains et robots.
De ce fait, il s’agit de décomposer les processus métiers en deux catégories :
- Ceux basés sur des règles et qui sont donc confiés aux robots
- Ceux basés sur l’analyse et la prise de décision aux employés.
Par cette catégorisation des processus liés à la RPA infrastructure, l’organisation profite des avantages suivants :
- L’optimisation de l’efficacité des processus métiers
- L’allègement des coûts
- La maîtrise et le contrôle des processus et des procédés de travail
- L’accélération de l’exécution des tâches redondantes tout en réduisant significativement les risques d’erreurs
- Le développement d’une culture d’entreprise ouverte sur le digital à différents niveaux organisationnels grâce à la RPA infrastructure
- Le développement d’une base de connaissance et de mémorisation de processus et d’informations métiers facilement accessibles
- L’alignement aux normes réglementaires grâce au monitoring et à la documentation des activités redondantes
- La réorientation stratégique de l’activité des employés qui ont désormais l’opportunité de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée qui boostent la croissance des activités de l’entreprise grâce à l’automatisation de processus répétitifs et chronophages
- L’optimisation des services à la clientèle par la diminution significative des erreurs menant à une relation client plus performante et basée sur la fidélisation grâce à la RPA infrastructure
- La réduction des astreintes liées aux collaborateurs délocalisés et contractuels.
Infrastructure RPA : La mise en place
À ce stade, il est clair qu’elle est une technologie optimisant significativement les activités des entreprises.
Toutefois, le déploiement d’une infrastructure RPA présente des défis et il s’agit de mettre en place des étapes facilitant son implémentation.
Communiquer et fédérer autour de l’infrastructure RPA
L’implémentation d’une technologie nouvelle, telle que la RPA infrastructure passe par une communication claire et objective quant aux avantages offerts aux collaborateurs par cette technologie.
Autrement dit, il s’agit de vendre un concept de manière efficace et cela se fait en :
- Communiquant en interne de manière à ce que les collaborateurs concernés de près et de loin par l’infrastructure RPA puissent appréhender de manière positive les concepts de cette technologie
- Mettant à disposition des collaborateurs des contenus pertinents et ciblés et en organisant des évènements de familiarisation et de promotion de la technologie RPA infrastructure.
Aussi, la stratégie de communication autour du déploiement de l’infrastructure RPA doit se distinguer par :
- La pédagogie et la vulgarisation du concept de robotisation
- La mise à disposition de contenus s’appuyant sur la valeur ajoutée de la technologie RPA infrastructure
- La personnalisation et le ciblage du discours pour une meilleure compréhension
- L’implication d’une communauté d’utilisateurs pour échanger sur les bonnes pratiques et lever les zones d’ombre.
Structurer le déploiement de l’infrastructure RPA
L’entreprise ou l’organisation souhaitant implémenter une RPA infrastructure doit commencer par la définition et la formalisation de ses objectifs et de ses ambitions sous forme de stratégie de déploiement.
Cette stratégie se met en place en définissant :
- Les avantages attendus
- Le moyen par lequel le projet va être financé
- L’étendue de l’automatisation
- Les outils d’évaluation des performances
- Le type en termes de technologies robotiques
- Les fonctionnalités annexes
- L’organisation et les talents impliqués dans l’implémentation de l’infrastructure RPA.
Conclusion :
Au regard de l’accroissement et de la complexification des processus métier dans les entreprises, il s’agit de détecter les technologies adaptées aux objectifs de croissance et d’amélioration des activités.
Elle vient ici se positionner en tant que solution innovante offrant des bénéfices avantageux sur le long terme.