Les entreprises spécialisées dans la maintenance sont sujettes à des obligations vis-à-vis de leurs clients. En effet, les contrats de maintenance sont courants dans de nombreux secteurs comme l’informatique, l’ingénierie ou encore l’industrie médicale. Ces derniers sont établis dans l’objectif de protéger les intérêts des deux parties prenantes du projet. En IT, les structures chargées de la maintenance et plus particulièrement en B2B sont soumises à un contrat permettant de garantir la fiabilité des travaux et la pérennité des réparations.
Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance ?
Un contrat de maintenance est un document partagé entre les deux entreprises (le fournisseur de services et le client) et qui définit les termes et les conditions de la maintenance établie. Ce contrat est signé par les deux entreprises et permet la protection de leurs intérêts tout au long du processus de réparation. Il faut savoir que le contenu du contrat dépend souvent des responsabilités, des droits et des attentes des deux parties. Toutefois, il comprend généralement des clauses concernant :
- La description du service : le contrat devra stipuler clairement les services de maintenance qui doivent être effectués. Cela inclut la maintenance préventive, corrective ou encore les mises à jour.
- La durée de la maintenance : le contrat de maintenance devra fournir des informations sur la date et la durée de la maintenance ainsi que de la durée du contrat (en cas de récidive)
- Le tarif et les conditions financières : cette partie inclut les modalités de paiement, les coûts liés à la maintenance, et les éventuelles pénalités en cas de non respect des règles de maintenance
- Les procédures à faire en cas de panne : cela permet de protéger les deux parties en cas d’une panne future ou d’un dysfonctionnement rencontré après la période de maintenance et qui nécessitent une intervention
- Les conditions de résiliation : cette partie permet de définir les termes en cas de résiliation du contrat de maintenance
D’autres clauses peuvent être effectuées selon le type de travaux de maintenance à effectuer.
Les avantages de la sous-traitance en maintenance
Faire appel à une entreprise tierce pour effectuer la maintenance de votre système informatique apporte un large éventail d’avantages. Tout d’abord, la sous-traitance apporte un avantage financier considérable. Le déploiement de ressources humaines et techniques pour la maintenance est assez coûteux et faire appel à des spécialistes dans le secteur reste une alternative fiable et modérée.
Par ailleurs, la sous-traitance vous permet de bénéficier d’une équipe d’experts. Ainsi, grâce à la sous-traitance vous réduisez vos coûts liés à la formation d’une équipe en interne mais vous profitez également des connaissances pointues des entreprises de services.
D’autre part, la sous-traitance offre un avantage de flexibilité. La plupart des sociétés de sous-traitance offrent des options pouvant s’adapter aux besoins évolutifs de votre entreprise. Plus important encore, en externalisant la maintenance, vos équipes peuvent se recentrer sur des activités principales et à plus forte valeur ajoutée sans être distraites par la gestion des tâches de maintenance. Enfin, La sous-traitance vous aide à acquérir un niveau de service élevé grâce à l’expertise de leurs équipes mais également grâce à des processus optimisés et à des solutions numériques à la pointe de la technologie.
Client et prestataire : quelles sont leurs obligations ?
Lors de la signature d’un contrat de maintenance, les deux parties doivent se soumettre à certaines obligations les unes envers les autres. Concernant le prestataire, ce dernier s’engage à tout mettre en œuvre afin d’exécuter les travaux prédéfinis dans le contrat. Il devra également respecter les délais convenus. Quant au client, il a la responsabilité de payer la somme convenue en totalité, sans quoi, le prestataire se retire le droit d’interrompre les travaux voire à suspendre le contrat. Il est par ailleurs chargé de mettre à disposition du prestataire les moyens et les ressources nécessaires pour l’accomplissement de ses travaux de maintenance selon ses normes de pratique.
Quelles sont les obligations du prestataire ?
Selon l’article 28 du RGPD, la société de services ou le sous-traitant est soumis à des réglementations incluant l’obligation de transparence et de traçabilité des données. Le sous-traitant devra également utiliser des outils conformes aux réglementations mises en vigueur notamment en respectant les principes de privacy by design et privacy by default. Par ailleurs, le sous-traitant devra garantir la sécurité et la sûreté des données utilisées. Enfin, la société de services à une obligation de conseil, d’assistance et d’alerte en cas de panne ou de dysfonctionnement.
Quels sont les documents que doit fournir un sous-traitant ?
Afin d’assurer une sous-traitance juste et sûre pour les deux parties, certains documents sont exigés lors de la signature de l’accord. Ces documents sont l’attestation de vigilance, l’attestation de régularité fiscale et la liste nominative des salariés étrangers (ou une attestations sur l’honneur certifiant le non-emploi d’employés étrangers).
Qui rédige le contrat de maintenance ?
La rédaction du contrat de maintenance est souvent prise en charge par la société de service ou de son équipe juridique. Cependant, dans certains cas, le contrat est créé conjointement par les deux parties. Toutefois, il est préférable à la société de services d’effectuer la rédaction du contrat de maintenance. En effet, celle-ci dispose des compétences et de l’expertise nécessaires pour couvrir l’ensemble des aspects de la maintenance.