Pourquoi externaliser la saisie des données en entreprise ?

2 employés en train de saisir des données

Une entreprise digne de cette appellation doit mettre en place une stratégie efficace pour améliorer la gestion des données sensibles.

L’externalisation de la saisie des données est une solution pour optimiser la performance des équipes sur place et développer le cœur de l’activité de l’entreprise.

La saisie de données externalisée pour des prestations de qualité

Les entreprises ont l’obligation légale de conserver les données et documents utilisés dans le cadre de leurs activités. 

À l’heure de la transformation digitale, de nombreuses sociétés choisissent de numériser leurs données pour limiter les risques de pertes d’informations et pour optimiser l’organisation des espaces de stockage. 

La saisie des données informatiques exige cependant de la rigueur et des compétences spécifiques selon la nature des documents à saisir pour éviter les erreurs lors de leur traitement.

Il est donc judicieux de faire appel à un prestataire externe pour prendre en charge la saisie des données en entreprise. 

Les opérateurs de saisie offshore possèdent les compétences requises pour traiter un volume important de données tout en respectant les recommandations du client.

Ils disposent aussi des outils numériques nécessaires pour réaliser leurs missions dans les délais impartis, permettant ainsi  à l’entreprise cliente d’augmenter sa productivité en interne.

Un avantage économique et un gain de temps considérable

La saisie délocalisée des données permet à l’entreprise de réduire ses dépenses.

En effet, le traitement des documents en interne nécessite d’embaucher des personnes qualifiées, ce qui représente un budget pour la formation des opérateurs de saisie, les charges salariales, les congés et les absences entre autres.

L’acquisition des locaux et de l’équipement nécessaire à la mise en place d’un service dédié à la saisie informatique peut également se révéler onéreuse. 

En faisant appel à un prestataire, vous vous libérez des charges liées au recrutement de nouveaux salariés. Vous réduisez la surcharge de travail de vos collaborateurs afin qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier.

Un service sur mesure adapté à l’entreprise

Les missions d’un opérateur de saisie offshore sont nombreuses et varient selon les besoins de l’entreprise cliente.

Polyvalent, cet agent peut prendre en charge le traitement de documents administratifs, comptables, commerciaux et juridiques. 

Son rôle est de s’assurer que les informations soient valides et de procéder à leur correction en cas d’erreur avant de numériser les documents.

Il peut aussi effectuer l’indexation, le classement et l’archivage des différentes données suivant le cahier des charges de l’entreprise donneuse d’ordre. 

Le contrat s’adapte à vos besoins réels et à votre budget, puisque le prestataire peut déterminer le prix selon le volume de travail effectué.

L’externalisation de la saisie pour la sécurité de vos données

Se tourner vers un prestataire est aussi une solution pour protéger les données sensibles de votre entreprise. 

L’opérateur préserve les données comme les coupons, les factures, les chèques, les résultats de sondages et les déclarations fiscales dans un même endroit pour faciliter l’accès. 

Assurez-vous toutefois que votre prestataire dispose des outils techniques et d’un système de sécurité performant afin de garantir la sécurité et la confidentialité des informations qui concernent votre entreprise.