La visioconférence, nommée également vidéoconférence, est un moyen de communication à distance qui permet de communiquer à distance en utilisant des appareils tels que les ordinateurs, les tablettes ou les smartphones, ainsi que des applications comme Skype, Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, …
De plus en plus utilisée par les entreprises en France, la visioconférence est désormais le meilleur moyen de faire des réunions, de faciliter les échanges entre les collaborateurs et de minimiser les déplacements de ces derniers.
Retrouvez, dans cet article, ce que vous devez savoir sur la visioconférence.
Visioconférence : définition & histoire
La visioconférence est un terme français qui désigne un moyen de communication permettant à deux ou plusieurs personnes situées dans des endroits différents de se connecter à travers d’un appel vidéo en direct.
Lors de la visioconférence, les participants peuvent se voir et s’entendre, même s’ils sont situés dans des endroits différents. Ceci permet une résolution de problèmes à distance et une interaction plus naturelle en comparaison avec les méthodes de communication traditionnelles qui se font via les e-mails ou les appels téléphoniques.
Émergé en France à la fin des années 80, le service de visioconférence a connu quelques difficultés. Il n’était pas possible d’utiliser ce moyen de communication dans certaines régions à cause du faible débit de la connexion internet à l’époque. Au début des années 2000, ce moyen de communication a connu une ascension fulgurante, grâce à l’invention de l’ordinateur portable.
Actuellement, la visioconférence est désormais l’un des systèmes de télécommunications les plus utilisés par les entreprises en France. En effet, elle leur permet de réunir facilement leurs employés tout en améliorant ainsi la productivité de ces derniers et en économisant du temps et de l’argent.
Dans quels contextes peut-on utiliser la visioconférence ?
La visioconférence est l’un des moyens de communication les plus efficaces et les plus pratiques. Elle est dédiée aussi bien pour les professionnels que pour les particuliers. Elle est utile dans des contextes bien particuliers, tels que :
- Meeting à distance : les entreprises utilisent la méthode de visioconférence pour organiser et faire des réunions avec des employés qui travaillent à domicile ou à distance.
- Collaborations à distance : la visioconférence est le meilleur moyen pour réaliser des projets impliquant des équipes de collaborateurs qui travaillent à des endroits géographiques différents.
- Formations à distance : les établissements d’enseignement peuvent utiliser ce moyen de communication pour offrir des cours à distance aux étudiants qui habitent très loin.
- Réunions familiales : la visioconférence est également un bon moyen de rester en contact avec les membres de sa famille ou avec ses amis et de célébrer des occasions spéciales avec eux.
- Consultations à distance : les professionnels de la santé peuvent utiliser ce mode de communication pour offrir des diagnostics, des consultations et des suivis à distance.
Les différents avantages apportés par la visioconférence
Avec l’évolution de la technologie, les entreprises, particulièrement celles qui ont des succursales dans différents pays ou qui travaillent avec des clients à l’étranger, ont de plus en plus recours à la visioconférence.
En effet, l’utilisation de ce moyen de communication offre de nombreux avantages aux entreprises, à savoir :
1. L’amélioration de la collaboration et de la communication
Le premier avantage de la vidéoconférence, c’est bien sûr l’amélioration de la communication et de la collaboration entre les participants. En effet, il est désormais possible de planifier une vidéoconférence quand il est difficile de faire une réunion en présentiel.
Pour ce faire, chaque participant a seulement besoin d’un ordinateur et d’une connexion internet. Il n’a plus qu’à ouvrir l’application de visioconférence et se connecter à sa session pour démarrer la téléconférence.
2. La réalisation des économies de temps et d’argent
L’organisation de réunions en présentiel est un véritable casse-tête pour les entreprises. En effet, ces dernières doivent réunir plusieurs personnes au même emplacement. Pour y parvenir, il convient de fixer les dates et les heures de réunions qui conviennent à tout le monde, ce qui est un peu compliqué. La visioconférence permet aux entreprises de gagner en temps et en argent. En effet, elle permet aux employés de gagner du temps de déplacement. Elle permet, en outre, aux entreprises de minimiser les frais d’hébergement, de restauration et de transport des collaborateurs.
3. La réduction de l’empreinte de carbone
Le fait d’éviter les déplacements fréquents et inutiles ne permet pas seulement de faire des économies considérables en temps et en argent, mais également de protéger l’environnement et de réduire l’empreinte de carbone.
En effet, en faisant des réunions à distance, vous réduisez considérablement vos émissions de gaz et de CO2 à effet de serre, et vous participez, ainsi, à la préservation de l’environnement et de la planète.
Les potentiels inconvénients de la visioconférence
Malgré que la visioconférence apporte de nombreux avantages aux employés et aux entreprises qui l’utilisent, elle présente également certains inconvénients. On vous en cite quelques-uns.
1. Le manque d’interaction humaine
Le manque de contact humain est l’un des principaux inconvénients de la vidéoconférence. En effet, les participants se trouvent seuls devant leurs écrans d’ordinateurs : pas de pauses café, pas de regards ou de sourires échangés, difficulté d’analyser le langage corporel des autres, … Ceci pourrait affecter leur bien-être et leur état émotionnel.
2. Les problèmes techniques
Comme avec tout autre moyen de communication, la visioconférence n’est pas à l’abri de la survenue des problèmes techniques. Entre les pannes sur le réseau, la mauvaise connexion de l’Internet, les problèmes techniques causés par le logiciel, il peut être difficile de faire une réunion par vidéoconférence dans de bonnes circonstances.
3. La confidentialité des échanges
Lors des visioconférences, il est parfois obligatoire d’échanger des informations sensibles et confidentielles de l’entreprise. Afin d’assurer la protection de ces dernières, il est obligatoire de prendre les mesures nécessaires.
Tout d’abord, les utilisateurs doivent être prudents quant à la manière dont ils partagent des informations sensibles ou confidentielles lors de la réunion en ligne. Ils doivent également s’assurer que les discussions ne soient pas enregistrées sur l’application. En effet, cette dernière pourrait être victime d’une cyberattaque.
4. Le coût des installations
L’installation d’une salle de visioconférence peut s’avérer coûteuse pour les petites et moyennes entreprises. En effet, ces dernières doivent disposer d’un système audio performant (micro et enceintes), d’un écran télé suffisamment grand et d’un logiciel adapté à ce genre de réunions.
En bref, la visioconférence est un outil de communication très pratique et de plus en plus utilisé par les entreprises en France et dans les quatre coins du monde, même s’il présente certains inconvénients. Pour minimiser ces derniers et profiter pleinement de ses avantages, il est important de suivre les bonnes pratiques.