Quel coffre-fort numérique choisir pour bulletin de paie ?

bulletin de paie numérique

Vous pensez à acquérir un coffre-fort numérique pour bulletin de salaire dans l’objectif de faire une meilleure gestion des papiers administratifs de vos employés ? C’est une excellente solution. Ce type d’initiative vous fait amplement accéder à la dématérialisation des bulletins.

Mais, qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie ? Quel coffre-fort numérique choisir pour bulletin de paie ?

Coffre-fort numérique : qu’est-ce que c’est ?

Un coffre-fort électronique pour bulletin de paie numérique représente un espace numérique sécurisé et personnel mis à disposition d’un employé. Le salarié peut y déposer ses documents RH, et peut, ainsi, les voir, les ranger, les archiver et les partager comme il le veut.

Loin de s’enfermer à un simple rôle d’archivage à distance, le coffre-fort électronique pour bulletin de paie est avant tout fabriqué pour une raison de sécurité. Il doit assurer la confidentialité des données personnelles et la probité des papiers administratifs de vos employés.Ces derniers ont la possibilité de consulter leurs documents en format papier à toute heure, grâce à leurs log-in. L’avantage de cette machine mise en place est que ni le patron, ni le fournisseur du coffre-fort pour bulletin de paie ne peuvent y accéder. Les employés seront, alors, certains de ne plus les abîmer ou les perdre.

Conseils utiles pour choisir votre coffre-fort numérique pour bulletin de paie

Maintenant que le principe du coffre fort numérique pour bulletin de paie dématérialisé est bien clair, il ne vous reste plus qu’à bien le choisir! 

Bien que les offres soient encore relativement étroites en comparaison avec certains secteurs de la numérisation, les prestataires de coffre-fort électronique sont devenus de plus en plus nombreux. Pour cause, il n’est pas toujours évident de toujours faire le meilleur choix.

Pour mieux vous orienter dans votre choix, voici 5 conseils qui pourront vous aider !

1.S’assurer de son accord légal

Tout d’abord, il faut bien s’assurer que le ou les coffres-forts pour bulletin de paie électronique présélectionnés sont en adhérence avec le code du travail et toutes les normes en vigueur pour les coffres-forts pour fiche de paie.En effet, il n’est pas possible de mettre en place un coffre-fort électronique en cas de non-respect des normes en vigueur. Ainsi, vous enfreignez la loi el khomri du 8 août 2016. Il s’agit d’une loi du travail qui concerne la digitalisation du bulletin de paie numérique.

2.Vérifier les assurances de temporalité de l’archivage des papiers

Avant de penser à acheter un coffre-fort numérique pour bulletin de paie numérique, vous devez poser quelques questions aux prestataires à propos des durées de stockage assurées.

En effet, selon le type des papiers qui seront stockés sur ses serveurs, les durées de la préparation des documents seront bien différentes.

3.S’informer sur la sécurité offerte par le dispositif

Avant de penser à vous procurer un coffre-fort numérique pour bulletin de paie électronique, il convient de  solliciter la géolocalisation des serveurs adaptés au stockage des informations. Il est obligatoire également de savoir quels sont les pare-feux qu’on va mettre en place dans l’objectif d’éviter les cyberattaques.

4.Savoir le volume de stockage proposé

Il faut savoir que ce n’est pas parce que l’archivage est électronique, qu’il est illimité. Comme nombre de dispositifs numériques, l’espace dédié au stockage peut être conditionné à des transitions financières.

Ainsi, il ne faut jamais tarder à bien s’informer sur les espaces d’archivage proposés et sur les tarifs des espaces additionnels.

5.S’assurer de la sécurisation des informations et de leur affabilité

Les questions qui se posent ici : le coffre-fort pour fiche de paie électronique est-il accessible seulement sur le web ? En tant qu’utilisateur, peut-on télécharger une application pour tablette et smartphone ?

Les renseignements sollicités à la connexion sont : mot de passe, identifiant, quelques questions personnelles, code SMS … En fait, plus la connexion sera soumise à certaines mesures de sécurité, plus le piratage de votre compte personnel d’ activité sera compliqué.