La dématérialisation pour la gestion des données: avantages et inconvénients

La dématérialisation avantages et inconvénients

L’arrivée de nouvelles technologies a entraîné un changement dans le modèle traditionnel de gestion et de communication au sein des entreprises. 

Les entreprises sont conscientes de ce changement, et voient la nécessité de promouvoir l’utilisation de ces nouvelles technologies par le développement de l’administration en ligne. 

La dématérialisation des documents vise à offrir des opportunités significatives et à améliorer les services au sein des organisations.

Ce document tente d’expliquer que la dématérialisation des documents est un concept utile et pratique.

Le passage à un bureau sans papier est possible, s’il y a la volonté administrative de réformer les processus de gestion.

La dématérialisation constitue une initiative de grand intérêt pour l’application de nouvelles technologies dans la gestion, et elle constitue une bonne pratique environnementale qui pourrait contribuer au développement durable.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation des documents est la conversion des informations en format numérique. 

La numérisation et le traitement des documents sont hautement sécurisés et effectués selon des normes internes scrupuleuses.

Les avantages et les enjeux de la dématérialisation :

Le concept d’un bureau zéro papier présente de nombreux avantages, non seulement d’un point de vue environnemental, mais aussi pour le fonctionnement interne des organisations.

Cependant, les difficultés existent toujours, en particulier les techniques tel que le traitement électronique, impliquant des ajustements constants comme l’innovation et les développements technologiques.

Les avantages de la dématérialisation:

Le passage des documents papiers au format électronique offre d’abord une gestion centralisée dépendant de processus et de services plus efficaces. 

Cette efficacité est accrue par l’intégration et la simplification des processus, qui apportent une augmentation de la productivité, une optimisation des ressources, et une réduction des erreurs.

Un autre avantage est la réduction des coûts, avec la numérisation des documents, un important budget est économisé. 

Au sein d’un bureau sans papier, l’accès devient total et facile aux informations et aux bases de données partagées. Un meilleur contrôle de l’information est assuré, car les risques de pertes des fichiers deviennent minimes devant une sécurité accrue par l’établissement des niveaux de confidentialité. 

Il en découle un personnel mieux informé et plus impliqué dans les processus de l’entreprise.

D’autre part, la manipulation des données et des bases de données devient plus facile par l’élimination des documents doublons, la diminution de l’emplacement temporel, de l’information, et la réduction du temps de réponse.

D’un point de vue environnemental, la dématérialisation a réduit l’espace de stockage en minimisant les copies et les versions du même document. Par conséquent, ce concept encourage à économiser du papier et à réduire les coûts d’élimination des déchets.

Ces avantages combinés encouragent l’augmentation de la vitesse de service, la diversification et l’augmentation du nombre de services offerts.

Les inconvénients de la dématérialisation:

Sur le plan financier, la dématérialisation requiert un investissement initial important dédié à l’équipement et à la formation du personnel et de changement d’organisation. 

Techniquement, ce passage électronique des documents présente des difficultés dans l’intégration des applications, signature électronique, etc. 

La numérisation pourrait être problématique pour certaines personnes qui trouvent une difficulté à lire sur les écrans d’ordinateurs, ou bien à s’adapter à la nouvelle conception des processus.

L’enjeu principal de la dématérialisation concerne la sécurité des données, certaines entreprises se méfient des systèmes de stockages informatisés, en raison des attaques malveillantes et de l’intrusion des hackers.

Dans ce contexte, il est recommandé de déployer un Système d’Archivage Electronique (SAE). Le SAE interdit toute modification sur les documents numériques, ceci constitue une bonne pratique pour se protéger des cyberattaques.

Conclusion :

L’intérêt de la numérisation des documents est d’impliquer les technologies pour améliorer la qualité des services en réduisant les coûts, et en protégeant l’environnement.

La numérisation des documents est utile. Cependant, le succès de tout programme de gestion documentaire est toujours né d’une étude d’organisation. 

Tous les renseignements électroniques ne sont pas essentiels et tous les renseignements essentiels ne sont pas en format électronique. Cela oblige le professionnel à jouer un rôle plus actif non seulement en termes de sécurité, mais aussi à titre d’observateur et d’examinateur des processus sur le terrain, car seul le professionnel connaît la valeur de l’information dans le temps. D’autres informations électroniques sont dynamiques et sont généralement plus dues aux concepts d’immédiateté qu’aux politiques de conservation.