Au centre des réflexions des responsables et dirigeants informatiques, la protection des données confidentielles représente aujourd’hui un enjeu majeur pour les petites et moyennes entreprises. Effectivement, il est important de porter une attention particulière à l’EDI, ou échange des données informatisé, au sein et en dehors de l’entreprise. Retrouvez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur l’échange de données informatisé (EDI).
Echange de données informatisé (EDI) : définition
L’échange de données informatisé (EDI) est la transmission de documents commerciaux entre les entreprises sous forme de format électronique, et qui remplace les documents en papier, tels que les demandes de devis, les bons de commande, les factures, etc.
En automatisant la transmission des documents, les informations sont transférées directement de l’application d’une entreprise vers celle d’une autre. Les entreprises peuvent, ainsi, gagner un temps précieux et réduire les erreurs humaines liées aux saisies manuelles. De nos jours, de nombreuses entreprises intègrent l’EDI pour échanger des documents électroniques entre eux. Dans la plupart des cas, ces sociétés sont des partenaires commerciaux qui échangent des biens et services dans le cadre de leurs réseaux interentreprises, ou de leurs chaînes d’approvisionnement.
Quels sont les processus de l’échange de données informatisé couramment utilisés ?
Le principe de l’échange de données informatisé (EDI) peut sembler similaire à celui de la plupart des stratégies de transfert de données numériques, mais ce n’est pas le cas. L’EDI offre une solution d’échange de données hautement sécurisée, qui peut être utilisée seulement par la société et ses partenaires (détaillants, clients, fournisseurs,…). Voici les processus EDI couramment utilisés :
L’EDI direct ou point à point
L’EDI direct, également appelé EDI point à point, consiste à créer une seule connexion sécurisée entre deux entreprises, le plus souvent à travers une connexion Internet utilisant la norme d’applicabilité 2 (AS2) ou le protocole de transfert de fichier (FTP). Il s’agit d’une solution efficace pour les entreprises qui doivent gérer un afflux permanent de données et de demandes d’échange de données. Il faut noter qu’il faut utiliser langage EDI spécifique aux deux partenaires d’affaires. De ce fait, pour pouvoir prendre en charge d’autres partenaires, il convient d’utiliser un progiciel EDI pour assurer les transactions.
Le réseau à valeur ajoutée (VAN)
Le réseau à valeur ajoutée (VAN) est la meilleure solution pour les entreprises qui ne veulent pas utiliser différentes langues EDI pour communiquer avec leurs partenaires.
En effet, les VAN sont des services d’hébergement privés tiers, permettant aux partenaires utilisant le même réseau VAN d’échanger des documents et des données confidentiels, à travers une seule ligne, et sans besoin d’établir des protocoles séparés.
Les avantages de l’échange de données informatisé (EDI)
Le principe d’échange de données informatisé s’avère pleinement avantageux pour tous les partenaires commerciaux. Voici les principaux avantages de l’EDI.
Minimiser considérablement les coûts
L’automatisation des échanges permet de réduire considérablement les dépenses liées au traitement manuel des données. En effet, les procédures de traitement électronique sont très rapides, ce qui permet de gagner du temps et de l’argent.
Optimiser l’efficacité des échanges
La réduction des interventions humaines permet d’optimiser la traçabilité et l’échange de documents entre les entreprises. En effet, la digitalisation des échanges sécurise les flux d’information et réduit le temps requis pour assurer les transactions entre les différentes parties.
Simplifier les échanges de documents
Grâce à l’utilisation du progiciel d’échange de données informatisé, les documents commerciaux sont traités par des ordinateurs et envoyés automatiquement au partenaire concerné. L’EDI permet de simplifier les échanges de documents confidentiels, notamment s’ils sont nombreux.
Améliorer la relation entre les partenaires
Le recours à l’EDI permet de réduire les erreurs et les retards de transaction. Il permet également de rendre la communication plus rapide et plus fluide entre les partenaires commerciaux, ce qui améliore la relation entre ceux-ci.