Gestion électronique des documents : tout ce qu’il faut savoir

gestion électronique des documents

La gestion électronique des documents est le recours à un logiciel informatisé qui permet l’organisation et la gestion des informations sous formes de documents électroniques au sein d’une entreprise.

Dans cet article, les experts de DigitalCook répondront à vos questions fréquentes liées à la gestion électronique des documents :

  • Quelles sont les étapes à suivre pour la gestion des documents ?
  • Quels sont les petits plus du système gestion des documents ?
  • Quels sont les meilleurs logiciels de ged ?
  • Quelles sont les raisons pour recourir à ces logiciels ?
  • Quels sont les types de systèmes de gestion de documents ?  
  • Quels sont les différents secteurs d’activités utilisant la ged ?

Bonne lecture !

Les étapes de la gestion de projets

La gestion électronique des documents peut être présentée en 4 étapes :

  • L’acquisition des documents
  • La gestion des documents
  • Le stockage des documents
  • La diffusion des documents

L’acquisition des documents :

  • La création des documents : la création des documents électroniques se fait en 3 étapes :
  1. La numérisation de documents papiers existants
  2. L’intégration de documents électroniques existants
  3. L’échange de documents électroniques
  • L’enregistrement des documents :
  1. L’attribution d’une référence
  2. La création d’une copie révisable et une copie de diffusion
  • Le classement des documents
  • L’indexation des documents : un document doit être indexé pour faciliter son exploitation :
  1. L’indexation par type
  2. L’indexation par mots-clés

La gestion des documents :

  • La sécurité et les droits d’accès

Le stockage des documents : 

C’est l’archivage électronique des documents numériques :

  • Le support de stockage 
  • L’organisation du stockage (organisation par type)
  • La possibilité de détruire ou de réviser le document 

La diffusion des documents :

2 modes de transmission sont possibles :

  • Mode pull
  • Mode push

Les avantages de la gestion électronique des documents 

En optant pour un logiciel de gestion de document, vous pouvez :

  • Faire des économies
  • Gagner du temps
  • Réduire les coûts de traitement

Les meilleurs logiciels de ged

Nos experts vous proposent les 8 logiciels de gestion électronique de documents les mieux notés en France :

  1. Zeendoc : c’est une application made in France. Elle permet de gérer les documents.
  1.  Oodrive : une application créée depuis 22 ans. Elle est dédiée aux organisations de toutes les tailles. Elle apporte des solutions intégrant une sauvegarde dans le cloud. 
  1. Alfresco Digital Business Platform : ce logiciel de gestion de documents aide les entreprises dans le stockage , la gestion et le contrôle des images, des documents et d’autres types de fichiers.
  1. Open Bee : c’est un système qui permet de gérer des documents proposant des services d’organisation du classement, de recherche et de partage des fichiers. 
  1. Qualios : c’est un outil créé depuis 18 ans. Il propose le logiciel QualiosDoc, disponible en licence ou SaaS. 
  1. M-files : un outil de gestion de contenu conçu pour les petites et les grandes entreprises dans plusieurs secteurs d’activité. 
  1. eXo Platform : ce logiciel offre une solution de gestion de documents qui permet le stockage et la gestion des documents.

Appic documents : créé depuis 1987, ce logiciel est le leader dans l’édition de logiciels GED. Ses clients bénéficient de l’avantage de création et de conservation des documents en grande quantité.

Les raisons pour la mise en place d’une ged 

7 principales raisons pour la mise en place d’une ged :

  1. Améliorer la traçabilité des documents
  2. Booster le contrôle de l’accès aux informations
  3. Accélérer les processus métier (optimiser les délais de traitement)
  4. Faciliter l’accès aux données par les utilisateurs
  5. Réduire les coûts liés au papier (impression, archivage, courrier, etc)
  6. Travailler simultanément sur le même document 
  7. Faciliter les échanges d’information

Les types de systèmes de gestion de documents 

Il s’agit de 5 types de systèmes de gestion de documents :

  1. Systèmes d’imagerie documentaire
  2. Systèmes de stockage des documents : généralement basés sur le cloud, ces systèmes permettent aux utilisateurs de stocker des documents tout en les rendant faciles à trouver pour les personnes qui en ont besoin. Les entreprises peuvent souvent personnaliser ces systèmes pour les adapter à leurs besoins.
  3. Systèmes de gestion de contenu
  4. Systèmes de gestion des flux de travail
  5. Gestion de contenu d’entreprise

Les secteurs d’activités qui peuvent utiliser la ged

Plusieurs secteurs peuvent recourir au système de gestion des données :

  • Le secteur de la construction et des BTP
  • Le secteur de la banque et de la finance
  • Le secteur industriel
  • Le secteur juridique
  • Le secteur de la médecine

La gestion électronique des documents (ged) est une méthode qui facilite la gestion de projets. Elle assure les classements des documents et leur transformation sous forme numérique.

Pour plus de détails sur les systèmes de gestion électronique des documents, veuillez contacter nos professionnels, disponibles pour répondre à toutes vos questions !