Le Statement Of Work (SOW) sous toutes les coutures

Un homme en train de rédiger un Statement of Work

Un Statement of Work bien écrit est un récit concis de ce qui doit être livré, où, quand et comment.

D’autres informations plus détaillées ou techniques peuvent y être référencées.
Qu’il s’agisse de société informatique, industrielle ou commerciale, un SOW doit être élaboré avant d’entamer n’importe quel projet.

Le Statement of Work: c’est quoi ?

Un Statement of Work, cahier des charges ou énoncé des travaux en Français est un document qui définit :

– Les activités du travail,

– Les livrables,

– Le calendrier.

Le Statement of Work fait généralement partie du bon de commande ou du contrat.

Par conséquent, si le projet est réalisé sous contrat pour un client externe, les travaux à effectuer sont susceptibles d’être définis dans un SOW émis par le client.

Un projet Statement of Work peut également être développé par le client pour définir de manière concise le projet livrable basé sur les contributions de l’analyse de rentabilisation, du plan stratégique et d’autres documents.

Documents contractuels définissant la portée des travaux:

Il existe un certain nombre de documents interdépendants qui décrivent la portée globale du travail dans un projet.

Alors que l’utilisation de ces termes varie selon le domaine d’application, l’intention générale des documents doit être cohérente.

Portée du projet :

C’est un énoncé général des travaux à accomplir pour atteindre les objectifs du projet, y compris la livraison du produit.

Contraintes :

L’énoncé de la portée du projet est un récit avec une description de ces exigences, y compris les principaux produits livrables.
L’énoncé de la portée du projet comporte aussi une description du travail pour fournir une base à la compréhension du travail et parvenir à un accord avec les parties prenantes.

Portée du produit :

Il s’agit des caractéristiques et des fonctions qui caractérisent le produit, le service ou le résultat qui sera transféré vers le client ou l’utilisateur final.

C’est une sorte de sous-ensemble sur la portée globale du projet.

Spécification :

Ce document du Statement of Work définit de manière complète, précise et vérifiable, les attributs (caractéristiques) du produit, service ou résultat à créer et comment ils seront atteints et testés ou mesurés.

Il existe généralement un ensemble de spécifications, chacune pour une partie désignée ou un composant utilisé dans le projet global, comme :

-Une spécification de conception

-Une fabrication de spécification

– Une Spécification concrète

Contrats et bons de commande :

Un accord juridique entre l’acheteur (acheteur /client) et le vendeur est généralement établi pour les clients externes.

Le contrat prévaut sur tous les autres documents et définit quels autres documents engagent les parties.

Un contrat fera référence au « SOW du projet » qui, à son tour, détaillera la « déclaration du champ d’application ».

Caractéristiques d’un Statement of Work :

Les éléments d’un Statement of Work typique sont les domaines généralement traités par un SOW sont :

-Objectif : pourquoi faisons-nous ce projet ?

– Portée des travaux : décrit les travaux à effectuer avec les détails appropriés.

– Lieu : décrit où le travail doit être effectué et (si nécessaire) où se trouvent les livrables à installer ou à remettre au client.

– Période d’exécution : spécifie la durée autorisée pour le travail, telle que l’heure de début et de fin, nombre d’heures qui peuvent être facturées par semaine ou par mois, où le travail doit être effectué et toute autre chose qui se rapporte à la planification.

– Calendrier des livrables : répertorie les livrables spécifiques, décrivant ce qui est dû et quand.

– Normes applicables : décrit toutes les normes qui doivent être respectées pour exécuter le contrat ; y compris les normes de performance technique, de qualité, de sécurité et d’environnement. 

-Critères de performance : « accords de niveau de service » (SLA) applicables, garanties, etc. généralement établis par référence à des documents annexes ou publics.

– Critères d’acceptation d’un Statement of Work

Plus précisément, quels critères objectifs seront utilisés pour déclarer que le travail est acceptable.

-Exigences spéciales : Ceci spécifie toutes les exigences spéciales, telles que les diplômes ou les certifications pour le personnel, les exigences de déplacement et tout autre élément non couvert dans les détails du contrat. 

– Type de contrat / calendrier de paiement : la ventilation des paiements, qu’ils soient initiaux ou échelonnés et une référence au contrat global.

-Divers : Il y a généralement quelques autres éléments qui doivent être ajoutés ou référencés.

Définition de la portée des travaux inclus dans le SOW:

La définition de la portée des travaux (Scope of Work) à inclure dans le Statement of Work :

  • Une description du produit, service ou résultat à créer (les livrables)
  • Les limites de l’œuvre (ce qui est dans et ce qui est hors de la portée)

Les livrables :

Les trois éléments clés du livrable sont:

  • Une description de ce qu’il est (à un niveau de détail approprié),
  • Comment vous saurez que le livrable a été livré : facile pour les éléments livrables, mais difficile pour les éléments immatériels
  • La qualité à atteindre et comment ces éléments seront testés et acceptés.

Les détails spécifiques sont généralement définis dans l’énoncé détaillé de la portée et les spécifications référencés à partir du Statement of Work global.

Limites du projet :

Les énoncés de limites sont utilisés pour définir ce qui se trouve dans les limites de l’énoncé des travaux et doivent donc être livrés par le fournisseur, et ce qui est en dehors de ces limites.

Plus la définition des limites est précise, meilleur sera le projet.

Les principaux processus du cycle de vie dans ou en dehors de la portée :

Par exemple, les exigences sont-elles définies ou y a-t-il du travail à faire pour affiner les exigences ?

Qui est responsable du développement du système de soutien et qui fournira un soutien continu pour les utilisateurs et pour combien de temps ?

Définir quelles fonctions de support sont dans le périmètre :

Développer la documentation de formation, former les formateurs, former les utilisateurs finaux, etc.

Tous ces travaux pourraient être inclus dans le champ d’application.

Le Statement of Work pourrait simplement exiger une assistance pour aider le service de formation de l’organisation à faire le travail.

Définir quelles parties de l’organisation sont dans le périmètre :

Dans certains cas, définir Les « services » impliqués dans le projet aident à définir les limites.

Par exemple, le projet peut être applicable aux départements des ressources humaines et de la comptabilité, mais la division pourrait être hors de portée.

Ou peut-être que votre projet n’affecte que le siège social tandis que les bureaux hors Siège sont hors de portée.

Définir quelle fonctionnalité est dans la portée :

Par exemple, les rapports financiers peuvent être hors de portée, mais les rapports sur les ressources humaines sont hors de portée.

En général, l’aspect le plus important de ce processus est l’écriture de la déclaration « hors du champ ».
Des déclarations, telles que ce Statement of Work, n’incluent pas de formation (ou de test intégré).