Comment établir le budget informatique d’une entreprise en 5 étapes ?

budget informatique

Le budget informatique est aujourd’hui au cœur des préoccupations des entreprises. En effet, la transformation numérique a amené de nombreux gérants d’entreprises à attacher une plus grande attention à l’établissement des budgets informatiques de leurs entreprises. Il s’agit, en fait, d’une mission stratégique qui doit être menée minutieusement dans le but d’optimiser la rentabilité des entreprises et d’éviter les mauvaises surprises.

On vous présente dans cet article les 5 étapes à suivre pour établir un budget informatique.

Etape N°1 : faire un audit de projets et de dépenses 

Hormis le cas de la création d’une entreprise, tous les chefs d’entreprises disposent des estimations de dépenses en informatique déjà effectuées durant les années précédentes. Cela représente la première base qui permet d’anticiper le budget informatique de l’année à venir.

C’est pourquoi, il convient de faire un audit des projets et des dépenses en informatique des années précédentes. Il faut analyser les coûts et les dépenses d’argent avant de penser à optimiser son budget informatique pour l’année suivante. En effet, les audits des dépenses permettent d’éviter d’acheter des équipements et des outils informatiques hors de prix, et d’anticiper les dépassements de budget. Cela peut engendrer une baisse des coûts et aider à réaliser des économies.

Etape N°2 : déterminer les objectifs stratégiques

Le budget informatique est primordial pour atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise, établis entre la direction générale et la DSI. Il est alors indispensable de fixer le budget informatique, notamment aux entreprises en pleine transformation numérique. Il concerne les projets majeurs de l’entreprise, comme par exemple :

  • la mise en place de solutions de mobilité pour les collaborateurs  
  • le passage vers le cloud 
  • la digitalisation des processus informatiques, etc.

La fixation des objectifs stratégiques dépend principalement de l’avancement technologique de l’entreprise, de la vision du gérant de l’entreprise, ainsi que de sa stratégie globale.

Etape N°3 :  établir le budget de fonctionnement

Le budget de fonctionnement désigne l’ensemble des dépenses essentielles pour maintenir le système d’information en état de marche. Il est alors indispensable pour assurer une autonomie financière aux équipes SI tout en leur permettant de couvrir les dépenses administratives liées à la réalisation des projets de l’entreprise. 

Pour établir le budget de fonctionnement d’une entreprise, il suffit de rassembler un certain nombre d’informations : 

  • estimer le chiffre d’affaires de l’entreprise ; 
  • estimer les charges de l’entreprise (taxes, impôts, investissements, salaires,…) ; 
  • estimer les dépenses prévisionnelles (besoins humains et matériels).

Les statistiques récentes confirment que les dépenses de fonctionnement varient entre 50 et 80 % du budget géré par les directions générales des entreprises proposant des services informatiques en France.

Etape N°4 : estimer les marges de manœuvre

Une fois le budget de fonctionnement établi, il est temps d’estimer les dépenses totales des ressources de l’entreprise qu’on va devoir allouer. Alors, pour estimer les marges de manœuvre, il convient de : 

  • établir et évaluer les activités et les dépenses de l’entreprise, ainsi que les impacts et les risques sur le bon déroulement de ses activités, 
  • définir et prioriser les ressources de l’entreprise ;
  • déterminer une approche budgétaire bien déterminée.

Il ne faut pas oublier de prendre en considération les coûts de projets informatiques, récemment lancés ou en cours de lancement, dans l’établissement de budget de l’année à venir.

Etape N°5 : déterminer les indicateurs de calcul du ROI

Pour mener à bien l’établissement du budget informatique d’une entreprise proposant des services informatiques, il est indispensable de déterminer les indicateurs de calcul du ROI (retour sur investissement).

Il est également obligatoire de faire un bilan complet de l’année précédente, en se basant sur une base de données quantitatives et qualitatives. Il faut penser, en outre, à bien maîtriser les lignes budgétaires.